Berkomunikasi dengan Karyawan
Banyak perusahaan yg mengurangi lapisan manajer dan pekerjanya
mencoba berbagai pendekatan baru untuk meningkatkan produktivitasnya, seperti quality circles (gugus mutu), self-directed work teams (tim kerja
mandiri, yang mengatur, menggerakkan, atau mengarahkan dirinya sendiri), dan
focus yg diperbarui mengenai misi, visi, dan standar nilai perusahaan.
Komunikasi karyawan bisa
membantu mengubah situasi ini sepenuhnya. Komunikasi merupakan perekat yg
dapatenyatukan kembali lingkungan kerja yg tercabik-cabik Pera penting
komunikasi dalam memulihkan keseimbangan antara kebutuhan perusahaan dan
kebutuhan karyawan, serta membantu untuk mengembalikan & memelihara kepercayaan,
menjadi jelas bagi lebih banyak orang. Komunikasi amat penting bagi peremajaan
kembali organisasi. Perusahaan menyadari bahwa karyawan yg diberdayakan adalah
karyawan yg mendapatkan atau diberikan informasi. Bila karyawan tidak mengerti
masalah-masalah bisnis, mereka tidak bisa memberikan nilai tambah.
Bila karyawan tidak mendapatkan
informasi dari atasan, mereka akan menggunakan saluran pintu belakang yg
umbernya gossip / pergunjingan. Untuk itu diperlukan komunikasi antara atasan
dengan bawahannya. Karyawan yg sekarang memandang kehidupannya berdasakan pekerjaannya,
memiliki harapan yg lebih tinggi bagi pekerjaannya. Dalam lingkungan kerja
seperti ini, manajer harus membimbing daripada memerintah. Hal itu bahkan
menyebabkan perusahaan semakin membutuhkan komunikasi. Komunikasi yg baik
berarti bisnis yg baik. Kita sudah mempelajari hal ini dari bangsa jepang yg
menginvestasikan dana secara besar-besaran dalam SDM seperti juga dalam
permesinan mereka Alasannya adalah semakin banyak manusia yg dimiliki untuk
mengatasi sebuah masalah, semakin besar kemungkinan untuk berhasil. Bila
karyawan tidak diberikan informasi atau tidak diizinkan untuk berperan serta
dalam pemecahan masalah, mereka mungkin berbalik menjadi penyebab dari masalah
tersebut. Hal ini akan berakibat meningkatnya absensi, menurunnya produktivitas,
timbul ketidakpuasan dan sebagainya.
Ada 2 bagian dari komunikasi
yaitu : sisi sistemnya, yg memanfaatkan media yg tepat, dan sisi
manusianya, yg menyampaikan informasi dengan cara yang bisa dipercaya
dan penuh pertimbangan pada kepentingan dan perasaan orang lain. Komunikasi yg
baik direncanakan dengan baik dari puncak ke dasar organisasi, didukung dengan
tulisan, menjadi bagian dari penilaian prestasi kerja supervisor, dan berfokus
pada bisnis perusahaan. Ada 3 variabel utama yg perlu kita pertimbangkan dalam
menilai proses komuniksi organisasi yaitu :
1.
Aliran (bagaimana informasi bergerak
melalui organisasi perusahaan ke penerimanya)
2.
Isi (jenis informasi yg dikomunikasikan
dan cara informasi tersebut diarahkan kepada penerima tertentu)
3.
Akibat (hasil dari upaya komunikasi)
Informasi yg
diberikan oleh komunikator karyawan bisa melingkupi program tunjangan kerja yg
telah diperbaiki, tips/petunjuk manajemen yg lebih baik, sampai pada pemutusan
hubungan kerja (PHK) yg akan diumumkan. Komunikator karyawan professional masa
kini memiliki sebuah tugas yg lebih strategis, seperti membangun berbagai
stretegi komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis dan kemudian dengan dukungan
dari manajemen puncak, meyakinkan bahwa para supervisor dan manajer mau dan
bertekad untuk mencapai tujuan tersebut.
Ada 3 kegiatan
utama di mana komunikator organisasi harus terlibat :
·
Pertama adalah Strategizing
: melihat ke sebuah masalah bisnis dan menentukan bagaimana masalah tersebut
harus dikomunikasikan.
·
Kedua adalah Toolmaking
: secara nyata membangun bahan-bahan komunikasi berdasarkan informasi yg harus
dikomunikasikan.
·
Ketiga adalah Delivering
atau pengomunikasian/penyampaian pesan.
Organisasi
perusahaan masa kini melakukan sejumlah perubahan strategis sumber daya
manusianya : pengurangan tujangan atau fasilitas, menyusun kembali serta
menyusutkan ukuran organisasinya, lebih mengaitkan upah dengan prestasi kerja,
memberikan lebih banyak pelatihan & bantuan karyawan. Kecenderungannya
adalah untuk mengurangi biaya karyawan sebanyak mungkin tanpa kehilangan
kemampuan untuk menarik dan mempertahankan karyawan yg bagus prestasi kerjanya.
Untuk meningkatkan daya saing perusahaannya, manajemen harus membuat
karyawannya mau menerima dan mendukung misi, visi, standar nilai perusahaan.
Peran strategis ini merupakan hal baru dan seringkali melibatkan hubungan
antara komunikasi dan pejabat sumber daya manusia.
Bagaimana kita bisa mengetahui
apakah program komunikasi kita berfungsi atau tidak ?
Ada 2 jenis
pengukuran bagi komunikasi karyawan yaitu survey sikap & audit
komunikasi. Penelitian atau survey sikap karyawan terkadang berfokus
pada komunikasi, tetapi juga kadang-kadang lebih luas cakupannya, memberikan
bagaimana suasana dan persepsi karyawan dan apa yg bisa dilakukan untuk
memperbaikinya. Sebuah survey sikap karyawan bisa mengukur hal-hal yg luas,
termasuk iklim atau suasana kerja, keamanan, kepuasan, kesempatan untuk
berkomunikasi, manajemen, imbalan, dan tunjangan.
Sebuah survey
komunikasi mengukur :
·
Falsafah Komunikasi
·
Topik-topik yang penting bagi
karyawan
·
Apakah karyawan merasa cukup
diberikan informasi
·
Sumber informasi yg disukai
karyawan
·
Kredibilitas dan kegunaan
komunikasi
·
Kemampuan berkomunikasi manajer
·
Kesadaran karyawan mengenai
misi, visi, dan sistem nilai perusahaan
Audit komunikasi
bisa menjadi model bagaimana proses komunikasi berfungsi dalam perusahaan,
berdasarkan tujuan yg ditentukan, sumber daya yg dikerahkan, dan persepsi
karyawan. Audit tersebut bisa menentukan kredibilitas manajemen dan efektivitas
dari komunikasi supervisor.
Ada 2 jenis teknik dalam
penelitian yaitu :
·
Teknik kualitatif misalnya
wawancara , kelompok focus
·
Teknik kuantitatif misalnya
survei
Tingkatan reaksi
terhadap penelitian bisa berkisar dari penerapan penuh sampai penolakan penuh,
dengan hasil terburuk mungkin berupa sebuah keputusan untuk tidak melakukan
apapun. Studi dan penelitian yg dilakukan oleh para komunikator professional
menunjukkan selama bertahun-tahun bahwa kebanyakan karyawan ingin memperoleh
informasi mengenai perusahaannya dari atasan langsung mereka. Oleh karena itu
para manajer dan supervisor perlu didorong untuk berkomunikasi. Satu-satunya
cara yg efektif adalah membuat komunikasi
sebagai tanggung gugat utama dalam pengukuran prestasi kerja dan mengkaitkan
prestasi komunikasinya dengan kenaikan gaji, insentif, dan promosi.
Ungkapan yang kita kenal dengan baik : perusahaan membayar atas prestasi kerja.
Ciri – ciri Manajer yg Efektif yaitu :
·
Bisa memberikan umpan balik
positif dan negative
·
Ahli dalam teknik berkomunikasi
dengan karyawan
·
Bisa menyeimbangkan kebutuhan
perusahaan dan kebutuhan karyawan
·
Bisa mendorong karyawan untuk
melakukan yang terbaik
·
Menunjukkan kemampuan dalam
melakukan pengawasan
Kemampuan lain
yg akan menolong karyawan dengan menjadi manajer dan komunikator yg baik
termasuk : kemampuan untuk mendengarkan orang lain (listening skills);
membangun tim (team building); menyelesaikan konflik; kemampuan presentasi; dan
kemampuan konseling.
Selain manajer, para supervisor
juga sangat penting dalam komunikasi dengan karyawan. Bagi banyak supervisor,
memimpin karyawan bukanlah tindakan yg naluriah. Mereka yg meningkat posisinya
biasanya diangkat berdasarkan kemampuan kerja mereka yg sudah terbukti, bukan
karena kemampuan supervisi mereka. Supervisor harus mendapat pelatihan yg
memadai untuk melakukan tugas mereka secara efektif. Pekerjaan supervisor
betul-betul sulit bila perusahaan melakukan perampingan (downsizing) dan menata
ulang struktur organisasi perusahaan (restructuring), dan informasi yg
dipercaya amat sulit didapat bagi semua orang.
Pada masa-masa sulit, beberapa
bos beralih menggunakan gaya manajemen yg kaku dan mengawasi secara ketat
karena mereka terancam oleh system yg lebih terbuka. Walaupun demikian,
perusahaan yg menghadapi pengurangan karyawan harus dengan sendirinya, secara
alami, hanyut ke arah gaya manajemen yg terbuka karena hal inilah yg
memungkinkan mereka untuk mengambil manfaat dari kemampuan para pekerjanya.
Inilah satu-satunya cara bagi mereka untuk bertahan dengan lebih sedikit
karyawan, tidak perlu karena mereka berpendapat bahwa ini adalah cara yg benar
untuk menjalankan bisnis.
0 komentar:
Posting Komentar